5 etapas chaves para mover um escritório

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Vida profissional | 9 de março de 2016 |

“Estou começando em um novo trabalho.” Essa foi a frase mais falada por funcionários da Staples Brasil no primeiro dia no novo escritório em São Paulo.

Desde 2005, estávamos em um lugar em que o escritório dividia o espaço com o depósito. Renovado, mas cinza e triste. Em 24 de maio do mesmo ano, pouco depois de nos instalar, a pior enchente em São Paulo nos pegou de surpresa, arruinando milhões de bens e “nossa casa” ficou em uma condição difícil de superar.

Depois de um ano de sucesso, convencemos nossa matriz a fazer um grande investimento para nos estabelecer em um novo lugar. Em 26 de janeiro de 2016 nos mudamos para o tão esperado escritório. De forma transparente para a maioria, mas muito intenso para outros, que tinham cinco momentos chaves para realizar o processo.

1. Fazer ou não fazer?
O contrato do nosso escritório foi terminando, mas tivemos a possibilidade de renovação. A equipe foi questionada se íamos mudar em janeiro ou julho. Mas um dia, JP, Head Of Sales and Operations, disse: “Leo, acho que todos nós queremos deixá-lo assim que possível, menos você.” Encontramos um problema típico da cultura: o contraste direto entre Argentina e Brasil. Assim, nós queríamos mudar, mas não havia espaço para que todos pudessem se expressar.

2. Mudança baseada em valores
Vivo na Argentina. Como me certificar se o escritório representa realmente o que sonhávamos, sem acompanhar todas as decisões? Por um lado, aumentei a confiança na escolha dos arquitetos.
A outra chave foi uma reunião muito interessante que nós tivemos com toda equipe: definir os valores que representam todo esse trabalho, e quão importante era cada um. “Trabalho em equipe”, “transparência” e “confiança”. Em segui da, o líder do projeto (Wagner) apresentou estes valores para os arquitetos para, enfim, tornar realidade.

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3. A delegação eficaz
Delegar uma tarefa à alguém, e confiar nela para discutir valores do projeto (o que é importante) é aceitar que as coisas serão diferentes do que você faria. Mas em um projeto de tanta importância, onde muitas coisas podem dar errado, surgiu em meados de um projeto, uma reunião de “Black Hat” responder à pergunta “O que pode falhar?”. Surgiram pontos muito importantes e alguns nem tanto, mas um destaque. A equipe estava fazendo de tudo para nos mudarmos no dia 6 de janeiro, mas algo deu errado. Em seguida, discutimos se nós preferimos adiar a data, ou pensar em uma data real, que tivéssemos certeza que seria possível! Nós escolhemos o último e tudo correu perfeito.

Outro exemplo de delegação era toda a parte de Tecnologia. Combinei com Braulio, gerente de T.I Latam, se caso ele precisasse de algo, ele me contaria! Ele e sua equipe passaram muitas noites e fins de semana para garantir que tudo desse certo; tudo o que fiz foi perguntar de vez em quando, “Brau, tudo bem?”.

4. Esforço e trabalho em equipe

Chaves principais:

  • Entusiasmo por um futuro melhor
  • Compromisso com a empresa
  • Vontade de mostrar a capacidade de cada um, sendo que só podemos ter sucesso juntos

5. Celebração e aprendizagem organizacional
Durante o mês de janeiro a equipe de Alex, Gerente de RH LATAM, estava gerando expectativas entre os colaboradores com o conceito de “Novo Horizonte”. 26 de janeiro foi um dia incrível. As pessoas estavam animadas para estar em um novo escritório, no novo horizonte. Houve grandes detalhes e cuidados:

Em vez de colocar máquinas de venda automática de comida, contratamos uma empresa que administra as geladeiras com alimentos e as abastecem de tempos em tempos. Temos bebidas e snacks self-service e todo mundo tem que fazer a varredura do produto que decidir consumir e pagar após identificação com impressão digital. As pessoas sentiam isso como um forte sinal de confiança, ao contrário da cultura de controle que estamos tentando superar.

No momento em que cada um sentou em sua mesa, o telefone já funcionava, tudo estava em ordem. Além disso, nós mudamos a tecnologia da central de telefonia, que mudou para VoIP. A equipe de TI passou fins de semana e noites inteiras trabalhando para garantir que tudo funcionasse corretamente no grande dia, 26 de janeiro.

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Algumas frases de líderes sobre a mudança:
“Primeiro, eu gostaria de agradecer imensamente por liderar nossa equipe no Brasil para um mundo melhor. Nosso escritório aqui no Brasil está incrível! Thanks!!! O processo de mudança também foi incrível. O impacto sobre o negócios e da rotina da vida diária das pessoas, no que diz respeito ao trabalho, era quase imperceptível! Parabéns!” Fernando, Marketing.

“A maneira como as pessoas falam sobre a sensação de ter um novo emprego no mesmo trabalho é impressionante.” Alessandra, Comercial.

“Para as pessoas da minha equipe que fez a diferença: ele vai dar mais impacto para apresentações e discussões com os clientes agora que somos parte da gigante Staples.” Mariana, Comercial.

“Foi muito mais do que uma mudança física, houve uma mudança na maneira que os fornecedores vão nos ver. Em um ano de crise, abrimos nossa loja física, investimos em um novo programa de computador e agora temos um belo escritório para recebê-los. Nós mostramos credibilidade e consistência em um momento de tanta incerteza.” Andreia, Merchandising.

“Na minha opinião, o processo de mudança foi perto da perfeição, porque não tivemos problemas técnicos ou falhas estruturais de ferramentas. Qualquer alteração fora do planejado, foi visto antes e então, a mudança foi mais a organizada e a mais rápida que já eu vi na minha vida. Parabenizo as equipes envolvidas pela responsabilidade e profissionalismo “. Elvis, Planejamento de Vendas.

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